An einer Abfülllinie klebt ein Zettel. Handgeschrieben, laminiert, an den Ecken vergilbt: „Bei Fehler 217 nicht nur quittieren. Zuerst Ventil 4 prüfen. Sonst läuft der Tank leer.“ Darunter stehen Initialen und eine Jahreszahl.
Der Kollege, der den Hinweis geschrieben hat, ist vor zwei Jahren in Rente gegangen. Im Handbuch findet sich davon nichts, im System ebenso wenig. Das Wissen existiert nur an diesem einen Ort im Werk: auf einem Blatt Papier, das an einer Maschine klebt.
Solche Zettel findet man in fast jedem Werk. Sie sind nicht unbedingt ein Zeichen schlechter Organisation. Im Gegenteil: Jemand hat mitgedacht und sein Wissen für andere hinterlassen. Gleichzeitig zeigen sie sehr deutlich, wo das offizielle System aufhört und das persönliche Erfahrungswissen beginnt.
Kurz gesagt: Beim Wissenstransfer geht es darum, Erfahrungen, Zusammenhänge und Entscheidungsgründe so festzuhalten, dass andere Instandhalter sie finden, richtig einordnen und an der passenden Anlage nutzen können, selbst wenn der erfahrene Kollege nicht da ist.
Was Wissenstransfer tatsächlich bedeutet
Wissen ist erst dann übertragen, wenn ein anderer es versteht und in der richtigen Situation anwenden kann. Dafür reicht es nicht, nur das Ergebnis einer Reparatur aufzuschreiben. Auch Erfahrungen, Abwägungen und die Gründe für eine Entscheidung müssen nachvollziehbar bleiben. Ebenso wichtig ist der direkte Austausch mit erfahrenen Instandhaltern.
Viele entscheidende Details stehen in keinem Handbuch. Warum wurde bei einer früheren Störung eine bestimmte Ursache ausgeschlossen? Was ist an dieser Anlage anders als an der baugleichen Maschine zwei Hallen weiter? Solange nur eine Person die Antwort kennt, kann das übrige Team damit nicht arbeiten.
Auch das Fraunhofer IFF beschäftigt sich mit dieser Frage. Im Mittelpunkt steht sogenanntes implizites Wissen: Erfahrungen, die Fachkräfte sicher anwenden, aber oft nur schwer vollständig in Worte fassen können. Ziel ist, dieses Wissen zu erkennen, digital festzuhalten und dort bereitzustellen, wo gearbeitet wird.
Welches Wissen sollte zuerst erfasst werden?
Beginnen sollte man mit Wissen, das häufig gebraucht wird und ohne eine bestimmte Person nur schwer zu bekommen ist. Dazu gehören wiederkehrende Fehlerbilder, Besonderheiten einzelner Anlagen und die Gründe hinter wichtigen technischen Entscheidungen.
Für den Anfang genügt eine kurze Prioritätenliste, die gemeinsam mit dem Team entsteht. Drei Fragen helfen dabei: Wobei wird immer wieder dieselbe Person gefragt? Welche Antworten fehlen neuen Kollegen in den ersten Wochen? Und zu welchen Dokumenten kennt niemand außer dem Experten den nötigen Zusammenhang?
Wie lässt sich Erfahrung in der Praxis erfassen?
1. Einen konkreten Fall gemeinsam durchgehen
Am ergiebigsten ist ein konkreter, abgeschlossener Fall. Ein erfahrener Instandhalter erklärt, was passiert ist, welche Informationen vorlagen und warum er sich für einen bestimmten Lösungsweg entschieden hat. An einem echten Ereignis fallen die wichtigen Details meist von selbst. Die pauschale Bitte „Schreib dein Wissen einmal auf“ führt dagegen selten zu einem brauchbaren Ergebnis.
2. Beobachtung und Schlussfolgerung trennen
Ein guter Eintrag trennt sauber zwischen dem, was tatsächlich beobachtet wurde, und der Schlussfolgerung daraus. Außerdem lohnt es sich festzuhalten, welche Vermutungen sich bestätigt haben und welche nicht. Gerade die bereits ausgeschlossenen Ursachen ersparen der nächsten Person oft die meiste Zeit.
3. Den Geltungsbereich benennen
Jeder Eintrag muss einer konkreten Anlage, Komponente und Dokumentversion zugeordnet sein. Ein ähnliches Fehlerbild bedeutet nicht automatisch, dass dieselbe Lösung auch bei einer anderen Maschine passt. Erst der eindeutige Bezug macht aus einer Erfahrung eine verlässliche Hilfe statt einer möglichen Fehlerquelle.
4. Prüfen und aktuell halten
Es muss klar geregelt sein, wer Inhalte fachlich prüft und bei Änderungen aktualisiert. Neue Teammitglieder liefern dabei wertvolle Hinweise: Sie merken besonders schnell, welche Erklärungen fehlen. So bleibt die Wissenssammlung kein einmaliges Projekt, sondern wächst mit Anlagen und Team weiter.
Welche Rolle kann KI beim Wissenstransfer spielen?
KI kann dabei helfen, Erklärungen aufzunehmen, zu gliedern und später wieder auffindbar zu machen. Das Fraunhofer IESE untersucht beispielsweise, wie sich Expertenwissen mithilfe KI-gestützter Modelle besser bereitstellen lässt. Die Technik unterstützt den Wissenstransfer, ersetzt ihn aber nicht. Was im Unternehmen nie erfasst wurde, kann auch eine KI nicht herbeizaubern.
Für die Auswahl einer Lösung genügt zunächst eine einfache Prüffrage: Erkennt das Team, woher eine Information stammt, für welche Anlage sie gilt und wer sie geprüft hat? Liefert ein System nur plausibel klingende Antworten ohne nachvollziehbare Quelle, verschiebt es das Wissensproblem lediglich.
Beispiel: Aus einer Frage einen Wissenseintrag machen
Ein Beispiel: Ein neuer Kollege möchte wissen, warum bei einer früheren Störung eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Der erfahrene Instandhalter schildert die damalige Situation und nennt die Unterlagen, auf die er sich gestützt hat. Diese Erklärung wird dem damaligen Auftrag zugeordnet und mit den verwendeten Dokumenten verknüpft.
Der Eintrag ersetzt nicht die fachliche Bewertung des aktuellen Falls. Er zeigt aber, warum die Entscheidung damals sinnvoll war. Und er verhindert, dass dieselbe Frage ein halbes Jahr später wieder von vorn beantwortet werden muss.
Häufig gestellte Fragen
Ersetzt eine Wissensdatenbank die praktische Einarbeitung?
Nein. Eine Wissensdatenbank erleichtert die Vorbereitung und macht Informationen auffindbar. Damit daraus sicher anwendbares Wissen wird, braucht es weiterhin praktische Erfahrung, angeleitete Übungen und die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.
Wie verhindert man, dass Wissenseinträge veralten?
Die Pflege sollte an feste Anlässe gekoppelt sein, etwa einen Umbau an der Anlage, neue Herstellerunterlagen oder eine korrigierte Erkenntnis. Veraltete Einträge müssen klar gekennzeichnet sein, und für Änderungen braucht es eine fachlich verantwortliche Person. Aktuelles falsches Wissen ist gefährlicher als eine sichtbare Lücke.
Was ist implizites Wissen in der Instandhaltung?
Implizites Wissen ist Erfahrung, die Fachkräfte im richtigen Moment anwenden, ohne sie jemals vollständig aufgeschrieben zu haben. Dazu gehört zum Beispiel, wie sich eine bestimmte Anlage bei einer wiederkehrenden Störung verhält, welche Prüfung eine Ursache ausschließt oder warum früher eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Genau diesen Zusammenhang sichtbar zu machen, ist ein Kern des Wissenstransfers.
Fazit
Wissenstransfer beginnt nicht mit einer Datenbank, sondern mit nachvollziehbaren Erfahrungen. Wer neben dem Ergebnis auch den Zusammenhang und die Gründe festhält, schafft eine verlässliche Grundlage für Zusammenarbeit und Einarbeitung.
Der laminierte Zettel an der Abfülllinie ist dafür kein schlechtes Vorbild. Er ist kurz, hängt genau dort, wo die Information gebraucht wird, und erklärt nicht nur, was zu tun ist, sondern auch warum. Sein einziger Fehler: Das Wissen hängt an genau einer Maschine und ist sonst nirgends verfügbar.